Près d'un entrepreneur belge sur trois envisage de changer d'expert-comptable sans oser franchir le pas, souvent par crainte de perdre des documents, de rater une échéance fiscale ou de devoir payer des indemnités imprévues. Manque de réactivité, honoraires opaques, absence de conseil proactif, turn-over incessant des collaborateurs ou encore erreurs et retards répétés dans les déclarations fiscales ayant entraîné des majorations : les motifs légitimes ne manquent pourtant pas. Des fautes graves documentées — telles que des dépôts tardifs de TVA ou des erreurs à l'origine d'un redressement fiscal — peuvent même engager la responsabilité civile de l'ancien cabinet et permettre une résiliation immédiate sans préavis ni indemnité. La bonne nouvelle, c'est que le cadre légal belge protège le client à chaque étape de la procédure. Chez My Tax Consulting, fiduciaire établie à Ninove et forte de plus de vingt ans d'expérience en comptabilité et conseil fiscal, nous accompagnons régulièrement des entreprises et des indépendants dans cette transition. Voici la marche à suivre, en quatre étapes concrètes, pour changer d'expert-comptable en Belgique selon une procédure sans risque et sans la moindre interruption de vos obligations fiscales.
Depuis le 30 septembre 2020, l'IEC et l'IPCF ont fusionné pour former l'ITAA (Institute for Tax Advisors & Accountants), institué par la loi du 17 mars 2019. Il s'agit de l'unique organisme de supervision des experts-comptables certifiés et des conseillers fiscaux en Belgique. Tous ses membres sont soumis à un code de déontologie strict, articulé autour de quatre principes : indépendance, dignité, droiture et discrétion.
Concrètement, cela signifie que votre comptable ne peut pas vous imposer des clauses abusives, ni retenir vos documents sans motif valable. Avant de signer avec un nouveau cabinet, pensez à vérifier son inscription au registre public, consultable en ligne sur le site itaa.be. Un professionnel non inscrit ne peut légalement exercer les missions réservées aux membres de l'ITAA et ne vous offre aucune garantie déontologique.
En Belgique, la lettre de mission est obligatoire depuis 2017, ses modalités ayant été formalisées par l'arrêté royal du 9 décembre 2019. Ce contrat précise les droits et devoirs de chaque partie, les prestations incluses, les honoraires et, surtout, les conditions de résiliation. Trois points méritent une attention particulière avant d'entamer la procédure pour changer d'expert-comptable en Belgique sans risque :
Cas particulier à connaître : si aucune lettre de mission n'a jamais été signée — situation fréquente pour les contrats antérieurs à 2017 —, la résiliation peut intervenir à tout moment, sans préavis ni indemnité. L'ITAA interdit d'ailleurs expressément les clauses d'indemnités ou de délais de résiliation exorbitants.
À noter — La résiliation pour faute est un levier puissant mais exigeant : pour l'invoquer, le client doit démontrer des manquements documentés et imputables au cabinet. Il peut s'agir de retards de dépôt ayant généré des majorations, d'erreurs ayant fait l'objet d'un redressement fiscal, ou d'une absence de réponse documentée sur une période prolongée. Ces éléments devront, le cas échéant, être précisés dans la lettre de résiliation pour être opposables.
C'est la règle absolue pour changer d'expert-comptable en Belgique selon une procédure sans risque : sélectionnez et signez avec votre nouveau cabinet AVANT d'envoyer la moindre lettre de résiliation à l'ancien. Sans cette précaution, votre entreprise se retrouve temporairement sans professionnel mandaté pour assurer la comptabilité de votre entreprise. Imaginez : une déclaration TVA trimestrielle tombe pendant ce vide, et personne n'est mandaté pour l'établir. Vous vous exposez à des majorations et à des amendes administratives.
Lors de la sélection, évaluez des critères concrets. La réactivité au premier contact est révélatrice : un cabinet sérieux répond sous 24 heures. Vérifiez la transparence des honoraires, la compatibilité des logiciels comptables (WinBooks, BOB Sage, Exact, Yuki…) et la proactivité démontrée dès le premier rendez-vous. Un comptable qui se contente de lister ses services sans s'intéresser à votre situation particulière envoie un signal d'alerte.
Une fois le mandat signé, le nouveau cabinet prend en charge la passation technique. La notification écrite du successeur au prédécesseur constitue une obligation déontologique formelle imposée par l'AR du 14 janvier 2021 (art. 17), à accomplir avant même d'accepter la mission. Cette notification doit mentionner explicitement que le successeur dispose d'un mandat tacite pour réclamer et recevoir les documents au nom du client, en vertu de la lettre de mission signée avec celui-ci (blog officiel ITAA, janvier 2022). Un successeur qui prendrait possession du dossier sans avoir notifié préalablement le prédécesseur par écrit s'exposerait lui-même à une procédure disciplinaire de l'ITAA. Vous n'avez donc pas à gérer vous-même cette phase parfois délicate.
Ce même article 17 impose par ailleurs au successeur une obligation de loyauté envers le prédécesseur : il est tenu d'insister par écrit auprès du client pour que celui-ci règle les honoraires dus et non contestés à l'ancien cabinet. Un successeur qui accepterait une mission dont la motivation principale serait de contourner le paiement des honoraires de l'ancien comptable engagerait sa propre responsabilité déontologique.
Le changement est possible à tout moment, mais le meilleur moment reste la fin d'exercice comptable, généralement le 31 décembre pour les sociétés alignées sur l'année civile. Un début d'exercice offre au successeur un dossier propre, lisible et complet, ce qui facilite considérablement la reprise.
À l'inverse, certaines périodes sont à éviter absolument. Entre mars et mai, les cabinets belges sont mobilisés par le dépôt des comptes annuels et des bilans. De même, les semaines précédant les échéances TVA trimestrielles — le 20 avril, le 20 juillet, le 20 octobre et le 20 janvier — sont des zones à risque pour une transition. Un dossier repris en urgence pendant ces pics peut conduire à des déclarations tardives, et donc à des pénalités.
Règle pratique : pour un exercice clôturant au 31 décembre, envoyez votre lettre de résiliation avant le 30 septembre. Vous respectez ainsi le préavis de trois mois et évitez toute indemnité de rupture. Par exemple, si vos honoraires annuels s'élèvent à 3 600 € et que vous résiliez en juillet sans respecter le préavis, l'indemnité pourrait atteindre 450 € — un coût facilement évitable avec un peu d'anticipation.
Conseil — Changer d'expert-comptable alors qu'un contrôle fiscal est en cours constitue l'un des pièges les plus coûteux. Le nouveau cabinet devra reprendre le dossier en milieu de procédure, avec une connaissance limitée du contexte et des échanges précédents avec l'administration. La recommandation est d'attendre la clôture du contrôle avant d'effectuer le changement, ou d'organiser une période de chevauchement rémunérée entre les deux cabinets pour assurer la continuité de la défense du dossier.
Le mode d'envoi est déterminant. Seul un courrier recommandé avec accusé de réception est opposable en cas de litige. Un e-mail simple, un appel téléphonique ou même un courrier ordinaire, fût-il accompagné d'un accord verbal du comptable, ne constituent pas une preuve recevable devant un tribunal.
Votre lettre doit comporter plusieurs mentions indispensables : l'objet explicite « Résiliation de lettre de mission », la référence à la lettre de mission en cours et sa date de signature, la date d'effet souhaitée et la demande formelle de restitution de l'intégralité de votre dossier comptable. Précisez également votre numéro d'entreprise (BCE) et confirmez que vous êtes à jour dans le paiement des honoraires. Si vous invoquez la résiliation pour faute grave afin d'éviter le préavis et l'indemnité de 25 %, mentionnez et documentez les fautes dans la lettre elle-même : retards de dépôt ayant généré des majorations, erreurs ayant fait l'objet d'un redressement fiscal, ou absence de réponse sur une période prolongée. Cette précision n'est pas obligatoire pour une résiliation classique, mais elle devient stratégiquement indispensable dès lors que vous souhaitez rendre la faute opposable.
Exemple concret — Nathalie Lempereur, pharmacienne indépendante à Alost, constate que son expert-comptable a déposé ses déclarations TVA trimestrielles en retard à trois reprises au cours de l'année 2024, entraînant 1 280 € de majorations. Elle conserve les accusés de réception du SPF Finances mentionnant les dates de dépôt tardif, ainsi que les avis de majoration correspondants. Dans sa lettre de résiliation envoyée par recommandé, elle fait référence à ces trois retards en précisant les dates et les montants de pénalités, et invoque la résiliation pour faute. Le préavis de trois mois et l'indemnité de 25 % ne s'appliquent pas : les fautes sont documentées et imputables au cabinet sortant. Elle pourra par ailleurs engager la responsabilité civile de l'ancien comptable pour obtenir le remboursement des 1 280 € de majorations.
Ce dernier point est un conseil clé : soldez tous les honoraires en cours avant d'envoyer la résiliation. En cas d'impayés, l'ancien expert-comptable peut tenter d'exercer un droit de rétention sur les documents issus de son travail intellectuel personnel — notes de synthèse, rapports d'analyse — même s'il ne peut en aucun cas retenir vos livres comptables ni vos pièces justificatives. Toutefois, la jurisprudence belge protège clairement le client dans ce domaine. Le Tribunal de commerce de Dinant (30 janvier 2012) a jugé explicitement qu'« en aucun cas il ne pourrait y avoir un jeu de compensation entre un éventuel paiement d'honoraires et la remise du dossier comptable », y compris pour les bilans, comptes annuels, déclarations fiscales et déclarations TVA. Par ailleurs, un tribunal belge (Lexgo.be, 2013) a qualifié d'« abus fautif » le fait d'exiger le règlement des honoraires comme condition préalable au transfert de la comptabilité vers un confrère successeur. Un litige d'honoraires ralentit néanmoins le transfert et peut nécessiter une procédure en référé devant le tribunal de commerce — d'où l'intérêt de solder en amont.
À noter — Depuis l'arrêt de la Cour de cassation belge du 4 avril 2025, le droit de rétention exercé par un expert-comptable est soumis à quatre conditions cumulatives strictes : (a) l'expert-comptable doit disposer d'une créance certaine, exigible et liquide ; (b) le bien doit être détenu de bonne foi ; (c) la rétention ne doit pas causer au client un préjudice hors de proportion avec le montant impayé (notamment si elle l'empêche de remplir ses obligations fiscales ou de répondre à un appel d'offres) ; (d) il doit exister un lien de connexité entre la créance et les documents retenus. Si l'une de ces quatre conditions fait défaut, le tribunal de commerce peut ordonner en référé la restitution immédiate des documents, et l'expert-comptable s'expose à une responsabilité civile et à une sanction disciplinaire de l'ITAA.
L'ancien expert-comptable dispose d'un délai maximal de 15 jours pour remettre les documents propriété du client, conformément à l'AR du 14 janvier 2021. Ce délai est une obligation déontologique, pas une simple recommandation. Vos livres et pièces comptables vous appartiennent en vertu de l'article III.82 du Code de droit économique, même si c'est votre comptable qui les a tenus : il a agi en qualité de mandataire.
Les documents à exiger couvrent huit catégories essentielles : les journaux comptables (achats, ventes, banque, caisse), le grand livre général, les balances générales et balances clients/fournisseurs, les bilans, comptes de résultats et annexes, les déclarations fiscales avec leurs documents préparatoires, les factures et relevés bancaires, le dossier permanent (statuts, mandats, contrats en cours) et enfin les fichiers d'encodage numériques en format natif ET en PDF universel. Ce dernier point est souvent négligé : si un changement de logiciel accompagne la transition, un fichier dans un format propriétaire peut rendre vos données historiques illisibles.
Formalité indispensable : exigez un inventaire détaillé, daté et signé en deux exemplaires par les deux cabinets. Une simple confirmation de lecture d'e-mail ne suffit pas. Cette traçabilité vous protège lors d'un éventuel contrôle fiscal, sachant que la durée de conservation des documents a été portée à 10 ans depuis la loi du 20 novembre 2022. L'arrêt de la Cour de cassation belge du 18 octobre 2007 précise en outre que cette obligation de conservation s'étend aux exercices au cours desquels des pertes fiscales reportables ont été générées, même si ces exercices sont très anciens et dépassent le délai légal de 10 ans. En cas de contrôle fiscal portant sur un report de pertes, l'administration peut exiger les documents originaux de l'exercice déficitaire, quelle que soit son ancienneté. Le nouveau cabinet doit donc être informé dès la reprise de l'existence de tels reports pour évaluer si des archives au-delà de 10 ans doivent être réclamées à l'ancien cabinet.
Conseil — Prévoyez une réunion de passation tripartite (client, ancien cabinet, nouveau cabinet) pour protéger votre dossier contre la perte d'informations informelles non documentées dans les pièces transmises : accords verbaux avec l'administration fiscale, engagements non écrits sur des dossiers en cours, pratiques spécifiques de classement des justificatifs. Ce risque est particulièrement élevé lorsque le gestionnaire de dossier quitte le cabinet sortant en même temps que le transfert s'effectue, emportant avec lui une connaissance du dossier qui ne figure dans aucun document. Une heure de réunion peut vous éviter des mois de reconstitution.
Premier piège : ne pas clarifier qui gère les déclarations pendantes. Avant toute notification, définissez avec le nouveau cabinet qui établit les déclarations TVA de la période en cours et qui clôture l'exercice si le changement intervient en milieu d'année. Cette répartition doit figurer dans la nouvelle lettre de mission. Sans elle, vous risquez un no man's land administratif aux conséquences financières directes.
Deuxième piège : ignorer la clause de reconduction tacite. Si vous n'envoyez pas la résiliation dans le délai de préavis, votre engagement se renouvelle automatiquement pour douze mois supplémentaires. Une indemnité de rupture anticipée s'ajoutera si vous souhaitez partir avant le terme de cette nouvelle période. Ce piège touche particulièrement les clients dont la lettre de mission est ancienne et n'a jamais été révisée.
Troisième piège : accepter un dossier incomplet sans vérifier l'inventaire. Toute lacune dans les archives vous expose lors d'un contrôle fiscal, d'autant que la durée légale de conservation couvre désormais dix exercices. Quatrième piège : attendre passivement si l'ancien comptable refuse ou tarde à remettre le dossier. Saisissez sans délai la commission d'arbitrage et de conciliation de l'ITAA, une voie amiable souvent plus rapide que le tribunal de commerce pour débloquer la situation. L'ITAA a d'ailleurs officiellement rappelé que la rétention de documents de clients constitue une violation de la déontologie passible de mesures disciplinaires.
Exemple concret — Thierry Vanderstraeten dirige deux sociétés : une SRL de consultance IT et une SRL d'e-commerce, toutes deux gérées par le même cabinet comptable. Au moment de changer de comptable, les honoraires de la société de consultance sont intégralement réglés, mais il reste une facture impayée de 1 450 € pour la société d'e-commerce. L'ancien cabinet refuse de remettre les dossiers des deux sociétés tant que l'ensemble n'est pas soldé. Or, le principe de connexité stricte des créances lui interdit formellement de retenir les documents de la société de consultance pour des honoraires impayés relatifs à la société d'e-commerce, même si les deux entités ont le même dirigeant. Thierry peut exiger la remise immédiate du dossier de la consultance et, le cas échéant, saisir la commission de l'ITAA. Tout client détenant plusieurs sociétés gérées par le même cabinet doit donc veiller à solder séparément les honoraires de chaque entité avant d'engager la procédure de résiliation.
À noter — Changer d'expert-comptable alors qu'un contrôle fiscal est en cours constitue un cinquième piège souvent sous-estimé. Le nouveau cabinet devra reprendre le dossier en milieu de procédure, avec une connaissance limitée du contexte et des échanges précédents avec l'administration. Deux options s'offrent à vous : attendre la clôture du contrôle avant d'effectuer le changement, ou organiser une période de chevauchement rémunérée entre les deux cabinets pour assurer la continuité de la défense du dossier. Dans tous les cas, ne laissez jamais un contrôle fiscal orphelin de professionnel référent.
Changer d'expert-comptable en Belgique selon une procédure sans risque suppose un accompagnement rigoureux dès le premier jour. My Tax Consulting, fiduciaire basée à Ninove et dirigée par Monsieur Cyprien Muhire, expert-comptable et conseil fiscal certifié, prend en charge l'intégralité de la passation avec votre ancien cabinet : notification déontologique au confrère (conformément à l'art. 17 de l'AR du 14 janvier 2021), récupération du dossier, vérification de l'inventaire et continuité de vos déclarations fiscales et TVA.
Avec une relation client directe, une grande réactivité et une transparence totale sur les honoraires, notre cabinet accompagne les entreprises, indépendants et dirigeants dans la gestion comptable, le conseil fiscal, la création d'entreprise, l'élaboration de business plans, ainsi que les opérations spécifiques comme la fusion, la transformation ou la liquidation de société. Si vous êtes dans la région de Ninove et souhaitez envisager un changement en toute sérénité, n'hésitez pas à nous contacter pour un premier échange confidentiel et sans engagement.